Case Study · Digitales Prozessmanagement

Ein Workflow für alle Rechnungen

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Ablauf: Rechnung als PDF oder Papier, Eingangsordner, automatische Erkennung, Bestätigung, Mandantenwahl, Direkt-Upload in DATEV Unternehmen online, Zahlung aus dem Beleg
Beispielansicht der Beleg-Übergabe mit erkannten Rechnungsdaten und Mandantenauswahl (erfundene Daten)
Problem
Rechnungen kamen als PDF oder auf Papier. Sie mussten dem richtigen Mandanten zugeordnet, hochgeladen und über einzelne Bankportale bezahlt werden.
Lösung
Alle Rechnungen, ob als PDF oder gescanntes Papier, landen in einem Eingangsordner. Ein Skript liest Firma, Rechnungsnummer und Datum aus dem Dokument und schlägt einen einheitlichen Dateinamen vor. Nach der Bestätigung wählt der Nutzer den Mandanten, und der Beleg wird direkt als Rechnungseingang in DATEV Unternehmen online übermittelt. Die Zahlung wird aus dem Beleg heraus ausgelöst, die Freigabe bleibt manuell.
Ergebnis
Ein einheitlicher Workflow für alle Rechnungen: kein Einloggen in einzelne Bankportale und kein Abtippen von Empfängerkontodaten. Die Beispielansicht zeigt erfundene Daten.
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